Închiriere sau cumpărare copiator — ghid complet pentru firme
Când vine vorba de echipamentul de printare pentru birou, aproape orice firmă ajunge la același moment: cumpăr sau închiriez? Răspunsul corect depinde de câteva variabile concrete — nu de preferințe sau obișnuință.
Acest ghid le parcurge pe toate, cu cifre reale.
Ce înseamnă să cumperi un copiator
Cumpărarea unui copiator înseamnă o investiție inițială semnificativă — un echipament multifuncțional A3 color nou pornește de la 16.000 lei cu TVA — după care echipamentul îți aparține. Sună simplu, dar proprietatea vine cu responsabilități pe care mulți le descoperă abia după achiziție.
Ca proprietar, toate costurile de întreținere cad în sarcina ta: toner, unități de imagine, folie de transfer, cuptor, waste toner box, role de alimentare și manoperă de service. La un volum mediu de 5.500 pagini pe lună, costul total al unui copiator A3 color cumpărat ajunge la aproximativ 27.990 lei pe 3 ani și 37.737 lei pe 5 ani, cu TVA inclus. Asta înseamnă între 0,115 și 0,143 lei per pagină — în funcție de orizont de timp.
La finalul celor 5 ani rămâi cu un echipament învechit, pe care trebuie să îl vinzi, să îl casezi sau să îl ții în birou pentru că nu mai merită altceva.
Ce înseamnă să închiriezi un copiator
Închirierea unui copiator înseamnă o rată lunară fixă care include echipamentul, toate consumabilele și service-ul complet. Nu există costuri suplimentare neprevăzute — tonerul se livrează înainte să se termine, defecțiunile se rezolvă în 2–8 ore, iar dacă echipamentul nu se poate repara pe loc, este înlocuit în maximum 48 de ore.
Prețurile pornesc de la 290 lei pe lună cu TVA pentru varianta monocrom și ajung până la 650 lei pe lună cu TVA pentru color, în funcție de volumul de pagini inclus. La un abonament color, costul per pagină este de 0,100 lei cu TVA — fix pe toată durata contractului.
La finalul contractului nu rămâi cu un echipament uzat. Treci pur și simplu pe un model nou.
Cumpărare vs închiriere — comparație directă
Cost inițial: la cumpărare, 16.000–20.550 lei cu TVA plătiți din start. La închiriere, zero investiție inițială.
Cost lunar: la cumpărare, costurile variază — luni fără cheltuieli, urmate de facturi mari pentru consumabile sau service. La închiriere, aceeași sumă în fiecare lună, indiferent ce se întâmplă cu echipamentul.
Cost per pagină: la cumpărare, 0,143 lei pe 3 ani sau 0,115 lei pe 5 ani, cu TVA. La închiriere, 0,100 lei — constant.
Risc de defecțiune: la cumpărare, riscul este al tău. La închiriere, riscul este al furnizorului.
Valoare reziduală: la cumpărare, echipamentul se devalorizează rapid. La închiriere, nu există echipament de depreciat.
Birocrație: la cumpărare, gestionezi tu comenzile de consumabile, relația cu service-ul, garanțiile. La închiriere, o singură factură lunară.
Când are sens cumpărarea
Cumpărarea unui copiator are sens în câteva situații specifice.
Dacă ai un proiect cu finanțare nerambursabilă sau buget instituțional alocat pentru investiții în echipamente, banii există deja și sunt destinați achiziției — nu cheltuielilor recurente lunare. Fondurile europene sau bugetele publice aprobate se încadrează de obicei în această categorie.
Dacă vrei să deții activul în bilanț — pentru amortizare sau din considerente fiscale specifice — achiziția poate fi preferabilă din perspectivă contabilă.
Dacă volumul de printare este foarte mare și constant, la zeci de mii de pagini pe lună, și dacă firma are deja capacitate internă de service, ecuația economică poate favoriza achiziția.
Dacă activezi într-o zonă sau industrie unde un furnizor extern nu poate garanta intervenții rapide — locații izolate, obiective cu acces restricționat sau industrii cu cerințe speciale de securitate — achiziția poate fi singura variantă practică.
Când are sens închirierea
Închirierea are sens pentru majoritatea firmelor și instituțiilor cu un volum serios de printare lunară.
Dacă vrei echipament profesional A3 în birou fără să imobilizezi 16.000–20.000 lei din bugetul curent, închirierea rezolvă problema fără impact asupra cashflow-ului.
Dacă predictibilitatea costurilor contează — și pentru orice firmă care face planificare financiară contează — un abonament lunar fix elimină complet variabilitatea cheltuielilor de printare.
Dacă nu vrei să te ocupi de logistica consumabilelor, de relația cu service-ul sau de urmărirea garanțiilor, un abonament all-inclusive externalizează complet această responsabilitate.
Dacă printezi câteva mii de pagini pe lună și vrei cel mai mic cost per pagină posibil, calculul arată clar că închirierea bate achiziția — atât pe 3 ani cât și pe 5 ani.
Întrebarea pe care puțini și-o pun
Există o întrebare pe care aproape nimeni nu și-o pune când decide: ce fac cu echipamentul peste 4 ani?
La cumpărare, răspunsul e complicat. Echipamentul s-a devalorizat, piața second-hand pentru copiatoare A3 e limitată, casarea are costuri proprii, iar dacă îl ții în birou mai mult decât trebuie, costurile de service din anii 4–5 pot depăși valoarea reziduală a aparatului.
La închiriere, întrebarea nici nu se pune. Contractul se termină, echipamentul se ridică, tu treci pe un model nou dacă vrei să continui.
Concluzie
Nu există un răspuns universal valabil pentru toate firmele. Există însă un calcul corect — și cel mai frecvent greșit în această decizie este să compari prețul de achiziție cu rata lunară, fără să incluzi toate costurile reale de pe parcurs. Dacă vrei să faci acest calcul pentru situația concretă a firmei tale — cu volumul tău real de printare, pe 3 și 5 ani, cu toate costurile incluse — îl găsești detaliat pe pagina Cât costă un copiator. Dacă ești deja convins și vrei să vezi opțiunile de închiriere disponibile, le găsești pe pagina cu abonamente de închiriere copiatoare.
